Aunque sea obvio y su propio nombre lo indique, conviene recordar que la función principal de un administrador de fincas (aunque no la única, como hemos visto en anteriores entradas) consiste administrar la economía de la comunidad o, coloquialmente, llevar la contabilidad. En esta ocasión vamos a tratar de aclarar por encima en qué consiste esto de llevar la contabilidad y los puntos más importantes:
- Elaboración de un presupuesto anual: que estará formado por las partidas de gastos del ejercicio divididas a su vez en los grupos de reparto correspondientes, dependiendo de a qué propiedades se repercutan. Recordemos que del presupuesto anual se derivan las cuotas, ya que con ellas lo que estamos haciendo es pagar esos gastos.
- Control de recibos: que incluye la creación de los recibos (cuotas, consumos, derramas…) y su seguimiento, de vital importancia si la comunidad decide en algún momento reclamar judicialmente los pagos pendientes de alguna propiedad. No es suficiente con saber el importe total que se adeuda, a la hora de demandar es necesario especificar los recibos que no se han pagado, con importes, fechas y conceptos.
- Control de gastos: en primer lugar para confirmar que las facturas que recibe la comunidad son correctas. Tener las facturas bien contabilizadas es la clave para realizar estudios de ahorro, reducir los gastos y con ellos las cuotas.
- Información: si bien es cierto que los números se presentan en las juntas ordinarias, existen múltiples herramientas para que los propietarios tengan acceso en tiempo real a los movimientos de la cuenta de su comunidad. Las más habituales son las llamadas oficinas virtuales, que en realidad consisten en un acceso a una página web en la que se descarga la contabilidad que el administrador tiene grabada en un programa de gestión de comunidades. Con ellas se ofrece un servicio adicional al cliente y es innegable que aporta transparencia al trabajo, siempre y cuando los datos que se ofrecen estén actualizados.
- Resúmenes anuales: en las juntas ordinarias hemos de presentar a los propietarios los datos económicos del ejercicio. Una anualidad es un periodo de tiempo adecuado para disponer de una perspectiva lo suficientemente amplia del devenir económico de la comunidad, así como para establecer estrategias de ahorro, determinar las medidas a adoptar contra los impagos, preparar impuestos…
Lógicamente la contabilidad que se presenta a los propietarios debe coincidir en todo momento y exactamente con el dinero que figura en la cuenta bancaria de la comunidad, en caso de que no fuera así, ninguno de los puntos incluidos en este resumen tendría sentido.
