Una vez que hemos decidido contratar a un administrador de fincas para nuestra comunidad, podemos encontrarnos ante varios supuestos:
- Comunidades nuevas.
En el caso de un edificio nuevo, que se acabe de entregar, y queramos contratar al primer administrador, los pasos a seguir serán los siguientes:
- Convocar la Junta de Constitución, es decir, la primera reunión de la comunidad. Para ello es necesario, como habíamos visto, el acuerdo de al menos “una cuarta parte de los propietarios, o un número de éstos que representen al menos el 25% de las cuotas de participación.” (LPH Art. 16.1)
- Entre los puntos del orden del día de la reunión deberemos incluir la “Contratación de un secretario – administrador si procede”.
Ejemplo de modelo de convocatoria
- Para aprobar la contratación y seleccionar al administrador “bastará el voto de la mayoría del total de los propietarios que, a su vez, representen la mayoría de las cuotas de participación.” (LPH. Art. 17.7)
En ocasiones la empresa promotora incluye en los contratos de compraventa de las propiedades o predios (viviendas, plazas de garaje, trasteros, etcétera) una cláusula por la que se le autoriza a convocar la Junta de Constitución y a nombrar a un administrador para organizarla. En esta situación el administrador debería ser ratificado en la reunión por los asistentes.
- Comunidades sin administrador.
Cuando nuestra comunidad está gestionada por el presidente o por algún vecino y decidimos valorar la contratación de un administrador profesional, el proceso es similar al del supuesto anterior:
- Convocaremos una reunión (en este caso no de constitución, u ordinaria o extraordinaria, según corresponda)
- “Contratación de administrador si procede” en el orden del día.
- Votación por mayoría simple (mayoría de votos y de cuotas de participación)
Una vez adoptado el acuerdo hay que plasmarlo por escrito en un acta y este añadirlo al Libro de Actas.
- Comunidades con administrador.
- Igual que en los dos primeros casos, convocamos una reunión.
- Explicitamos en el orden del día el cese o dimisión del anterior administrador y la contratación del nuevo.
- Votación por mayoría simple.
- Redacción del acta con las decisiones aprobadas. El presidente solicitará al administrador saliente el Libro de Actas para poder añadir el de esta reunión.
- Comunicamos al administrador saliente el acuerdo adoptado en la junta.
Debemos saber que el administrador es un depositario de la documentación de la comunidad. Recordemos una de sus funciones: “Actuar, en su caso, como secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad.”(LPH. Art. 20) Está, por tanto, obligado a devolverla cuando se le solicite.
Unos consejos por último para evitar futuros problemas:
- Enviar la notificación del acuerdo al administrador saliente por escrito, preferiblemente por algún medio con acuse de recibo. Así evitaremos malentendidos con las fechas.
- Comprobar si existe un contrato entre la comunidad y el administrador saliente que incluya una permanencia y una penalización en caso de rescisión.
- Disponer, para poder comparar, de varios presupuestos antes de seleccionar un nuevo administrador, en los que aparezcan claramente definidas sus funciones y sus honorarios.
- Solicitar al administrador saliente un documento en el que figure, desglosada, la documentación que se recoge (listados de propietarios, contratos, facturas, llaves, etcétera) Y lo mismo en el momento de entregarla al administrador entrante.
- Autorizar al menos a dos personas con firma mancomunada en la cuenta bancaria de la comunidad.